แฟ้ม 12 ช่องไม่ได้จุเท่ากัน เลือกจากเอกสารและวิธีหยิบ

Smead รุ่นรายเดือนตัวอย่างระบุสำหรับ Letter แม้ด้านนอกแฟ้มจะกว้างและสูงกว่าแผ่นกระดาษ ก็ไม่ควรใช้ขนาดด้านนอกเป็นหลักฐานว่าใส่ A4 พร้อมซองได้ ตรวจขนาดช่องด้านในและตำแหน่งฝาปิดด้วย หากมีแผ่นแบ่งยื่นหรือซองพลาสติก ให้ลองทั้งชุด ไม่ใช่กระดาษเปล่าแผ่นเดียว เพราะสิ่งที่เพิ่มเข้ามาต้องมีพื้นที่ของมันเช่นกัน

รุ่นตัวอย่างแบ่งเดือนมกราคมถึงธันวาคมและมีข้างช่องแบบขยาย แต่ความหนาของเอกสารในแต่ละเดือนอาจต่างกัน ก่อนเลือกป้ายรายเดือน ให้ถามว่าคุณค้นเอกสารตามเดือน ตามลูกค้าหรือตามสถานะงาน ถ้าใช้เพื่อแยกงานรอทำกับงานเสร็จแล้ว เลือกป้ายที่เปลี่ยนชื่อได้หรือระบบที่ตรงวิธีค้น มากกว่าฝืนแยกให้ครบทุกเดือนเพราะแฟ้มพิมพ์มาแบบนั้น

Smead มีทั้งแฟ้มมีฝาปิดและสายรัด กับ Stadium File ที่เปิดหยิบจากด้านบนบนโต๊ะ ให้เลือกจากเส้นทางของเอกสาร ถ้าต้องเดินทาง ตรวจฝาและตัวปิดเมื่อใส่ของครบ หากวางประจำโต๊ะ ดูความลึกและพื้นที่สำหรับดึงเอกสารขึ้น รวมทั้งถามว่าแฟ้มย่อยในภาพรวมมาด้วยหรือไม่ ไม่ซื้อโดยเข้าใจว่าของประกอบฉากทุกชิ้นอยู่ในชุด

นำเอกสารหนึ่งช่วงงานมาจัดตามช่องที่วางแผน แล้วดูว่าหยิบคืนได้โดยไม่ต้องรื้อทั้งแฟ้มหรือไม่ ติดชื่อที่อ่านชัดและกำหนดรอบนำเอกสารเก่าไปเก็บที่อื่น ไม่อัดจนฝาหรือข้างช่องรับแรงตลอดเวลา ถ้าต้องทำสำเนาค้นหาในคอมพิวเตอร์ ให้แยกขั้นตอนสแกนกับการเก็บต้นฉบับ โดยไม่สรุปว่ามีไฟล์แล้วจะทิ้งต้นฉบับทุกชนิดได้ทันที

เลือกสแกนเนอร์จากชนิดเอกสารและงานจัดไฟล์ →

เลือกที่เก็บเอกสารสำคัญโดยดูระดับการป้องกัน →